Déterminer qui sont les collaborateurs clés dans une entreprise : conseils et process
Chefs d’entreprises, responsables RH : savoir comment identifier vos callaborateurs clés – ou key people – est une étape incontournable si vous souhaitez protéger l’avenir de votre société. Que ce soit en vue d’optimiser votre management et anticiper l’apparition de tensions voire de crises internes. Ou de souscrire à un contrat d’assurance « homme clé ». Car l’incapacité – même temporaire – de ce type de personne à occuper son poste peut avoir des conséquences dommageables sur un business. Définition et caractéristiques des key people, exemples, profils types, mais aussi méthodologie pour les repérer parmi vos équipes : voici quelques pistes pour pouvoir déterminer qui sont les personnes clé dans une entreprise.
Quels types de personnes ce terme désigne-t-il ?
=> On trouve plusieurs synonymes à cette notion de collaborateur clé : homme clé, personne clé, et on utilise assez globalement l’expression key people en anglais.
Cet homme ou cette femme représente donc un rouage essentiel de votre équipe, car il ou elle y exerce une fonction vitale pour votre entreprise. Mais quelles sont ses spécificités professionnelles, au-delà de ce constat ? Comment reconnaître un collaborateur clé ?
Un collaborateur clé est une personne dont les compétences ou les responsabilités la rendent indispensable au bon fonctionnement et à la pérennité économique de l’entreprise.
Ses caractéristiques
Différents critères permettent de distinguer ce collaborateur particulièrement nécessaire au développement ou à la stabilité de votre entreprise :
– ses hautes responsabilités, qu’il est parfois le seul à posséder ;
– son savoir-faire, son expertise ou plus largement ses grandes compétences ;
– son aisance et sa maîtrise de l’organisation et du fonctionnement de vos équipes et de votre société, mais aussi de votre marché ;
– sa participation notable à la capacité de production, au montant du chiffre d’affaires ou à la rentabilité de votre entreprise.
Profils types et exemples
On peut ainsi simplifier les choses en définissant deux grands groupes d’individus clés.
Les personnes détentrices d’un rôle clé
Il s’agit ici des collaborateurs dont la fonction, les compétences et l’expérience sont fondamentales à votre activité. Il s’avère difficile, voire impossible, de les remplacer au pied levé. Peuvent se retrouver dans cette catégorie :
– un chef d’entreprise ;
– ses adjoints ;
– un cadre supérieur ;
– un manager ;
– un expert ; etc.
Voici quelques exemples concrets :
– un grand couturier dans une maison de haute couture ;
– un chef cuisinier dans un restaurant ;
– un nez dans une entreprise de parfumerie ;
– un commercial hors pair ;
– un consultant dont l’intervention conditionne la réussite de la mission pour laquelle il est sollicité.
Les personnes en charge de la relève des rôles clés
Cette seconde catégorie regroupe les collaborateurs les plus qualifiés pour remplacer les titulaires de fonctions clés. Ils constituent en cela l’assurance de pouvoir parer toute indisponibilité de ces derniers, et d’ainsi assurer le bon fonctionnement de votre entreprise le cas échéant.
À ces deux groupes de key people s’ajoutent les personnes à très haut potentiel (THP), de par leurs aptitudes techniques et comportementales (soft skills notamment) hors norme.
Pourquoi est-ce important de déterminer qui sont les personnes clé dans une entreprise ?
Le risque encouru
La forte présence de personnes clés peut se montrer défavorable à la santé d’un business. Personne n’est à l’abri d’impondérables, relatifs au risque opérationnel humain. Un souci de santé entraînant un arrêt maladie ou un accident du travail, une indisponibilité suite à une sollicitation urgente pour gérer un problème ailleurs… On peut aussi penser aux possibles baisses de motivation ou même de compétences. Le départ définitif représente également une éventualité à considérer (mutation, démission, invalidité, décès).
Les conséquences de la présence de nombreux collaborateurs clés
De ces divers risques découlent plusieurs soucis socio-économiques.
Ils constituent un danger potentiel, à la fois en termes de diminution d’activité, de déstructuration des équipes et de perte de compétences. Les répercussions peuvent s’avérer fâcheuses, et parfois même fatales pour les entreprises.
Le turn-over des salariés clés représente un coût préjudiciable à la rentabilité. Cumulées et répétées, les dépenses liées au recrutement et à la formation de nouveaux collaborateurs peuvent vite se révéler conséquentes.
L’absence non ou mal compensée d’un homme clé peut générer un stress au sein des équipes. Il peut donc, là aussi, être potentiellement responsable d’une perte de productivité, mais aussi d’une diminution du bien-être au travail.
Enjeux et leviers d’action
On ne peut que constater subséquemment l’importance d’une bonne gestion des key people, passant par une politique active dans leur management. Elle conditionnera non seulement le bon développement de l’entreprise, mais aussi sa rentabilité à court, moyen et long terme. Et de facto, sa pérennité sur son marché. Autant de bénéfices qui permettent d’avoir l’avantage sur la concurrence.
Divers leviers permettent la mise en œuvre d’une telle politique. On peut mentionner d’une part la fidélisation des collaborateurs clés en vue de limiter le risque de démission ou de démotivation. La simulation des situations problématiques représente d’autre part une technique précieuse afin de pouvoir les anticiper et d’en minimiser l’impact. À cela s’ajoute entre autres la souscription d’un contrat d’assurance homme clé. Ce type de garantie a pour but de compenser les éventuelles pertes financières liées à l’absence temporaire ou définitive d’un employé ou d’un dirigeant indispensable, et reconnu comme tel par l’assureur.
Comment identifier l’homme clé, concrètement ?
Processus d’identification
Si pouvoir déceler le ou les hommes clés se révèle primordial en bien des points pour la plupart des entreprises, cela requiert néanmoins une certaine méthodologie :
– le recensement de tous les domaines dans lesquels la personne évaluée possède une influence notable ;
– le listing des risques découlant de son absence (en adaptant cette liste selon sa durée) ;
– la vérification des risques repérés à travers la simulation d’une situation problématique (indisponibilité technique ou humaine).
Si ces étapes aboutissent à l’apparition d’un danger vital pour votre activité, le collaborateur en question peut être considéré comme un de vos key people. Vous pouvez ensuite déterminer et évaluer les salariés disposés, par leur expérience ou leurs compétences, à le remplacer. Si vous n’en trouvez pas, alors l’importance de cet homme clé est encore plus grande et représente dès lors un potentiel risque pour votre entreprise.
Exemple d’outil pour savoir qui sont les collaborateurs clés
L’usage d’un support informatique spécialisé s’avère particulièrement intéressant lorsque l’on souhaite déterminer qui sont les hommes ou les femmes clés dans une société. Surtout si celle-ci est de taille importante et que sa structure hiérarchique est susceptible de générer plusieurs key peoples.
Un outil de gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP) peut faciliter le référencement des informations et données utiles, et ainsi vous aider en plusieurs points :
– vérification de la compatibilité d’un travail commun ;
– ciblage des soucis techniques ou logistiques qui pourraient impacter la mission d’un homme clé ou plus largement les diverses démarches de l’entreprise ;
– paramétrage et référencement des compétences requises par poste ou par tâche ;
– suivi des performances des collaborateurs ayant un rôle clé, mais aussi de ceux capables de les remplacer ;
– mise en avant des talents ;
– facilitation du plan de formation ;
etc.
Un logiciel de GEPP (anciennement appelé logiciel de GPEC – gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) vous accompagne ainsi dans vos prises de décisions managériales. En facilitant l’analyse et le suivi des ressources humaines, cet outil profite ainsi à la fois aux dirigeants, aux responsables RH, aux managers et plus largement à tous les employés, clés ou non.
Complémentaire de votre logiciel de GEPP, et des « people reviews« , le module Altays Plan de succession vous permet de représenter très graphiquement et sur des bases particulièrement raisonnées l’ensemble des postes clés de votre entreprise et de proposer par « matching » des successeurs en cas de départ ou d’indisponibilité.
Les performances d’une entreprise reposent autant sur les compétences des collaborateurs qui la composent que sur la répartition pertinente et maîtrisée des responsabilités. Cet équilibre délicat fait partie intégrante des préoccupations d’un dirigeant ou d’un employeur : son intérêt premier reste d’œuvrer à la croissance, la protection et donc la pérennité de son entreprise.
