GSE – spécialiste de l’immobilier d’entreprise – a lancé sa première campagne digitalisée de révisions salariales en 2022. Stéphanie Doucet a accepté de répondre à quelques questions. Elle est responsable rémunération du groupe et a chapeauté la mise en place d’Altays Rémunération.
Pouvez-vous vous présenter et présenter les activités du Groupe GSE ?
[Stéphanie Doucet] Je suis la responsable rémunération du Groupe GSE et je dirige une équipe de de trois personnes. Nous intervenons particulièrement sur tout ce qui est administratif paie et périphérique de rémunération.
GSE est une entreprise d’ingénierie française leader dans la conception et la construction clé en main d’immobilier d’entreprise. Une équipe multiculturelle implantée en Europe mais également en Chine, avec une volonté d’engagement dans la construction de bâtiments éco-responsables. Cela représente 531 collaborateurs, une quinzaine d’agences en France et 743 millions € de CA.
Quelle a été la genèse de votre projet de digitalisation des révisions salariales ?
[SD] Cela faisait déjà plusieurs années que GSE se posait la question car nous nous rendions compte, au fil des années, des limites des tableurs Excel. Il faut considérer que ces dernières années GSE est en croissance constante et que nous sommes également en développement territorial, c’était donc devenu très compliqué de s’envoyer des fichiers Excel sans centraliser et c’était notre volonté aussi d’être dans une approche plus « moderne ». Nous avions donc deux axes à privilégier : un premier axe informatique qui était de fluidifier, de sécuriser les flux d’information — puisque Excel n’est pas hypersécurisé même si on met un mot de passe — et nous avions aussi un besoin d’automatiser des tâches à faible valeur ajoutée qui nous prenaient du temps. Nous voulions aussi, plus globalement, poursuivre la transformation digitale du service RH car ce mouvement était déjà entamé pour tout ce qui concerne les notes de frais. Il nous fallait aussi continuer de donner une image moderne et innovante à GSE.
Notre deuxième axe était plutôt managérial. Nous avons voulu responsabiliser nos managers en leur donnant un cadre défini et contrôlé avec un nouvel outil. Ce n’était pas le cas avec Excel car certaines personnes le maîtrisant bien pouvaient passer outre les sécurités mises en place. Nous avons voulu aussi aider nos managers dans la prise de décision en mettant à leur disposition des informations ou des graphiques supplémentaires. Pour cela nous avons digitalisé notre Bilan Social Individualisé (BSI).
Concernant chacun de nos collaborateurs, nous avons voulu nous appuyer aussi sur Altays Rémunération comme outil de fidélisation pour faire ressortir le package annuel de GSE. Nous avons une structuration de la rémunération qui peut parfois souffrir de la comparaison avec d’autres entreprises mais qui est très intéressante au final.
Quels sont les fondamentaux du SI de révisions salariales pour GSE ?
[SD] Nous avions quelques impératifs à respecter dans le choix de notre nouvel outil. Nous voulions une gestion digitalisée de notre workflow de revalorisation salariale, avec des droits d’accès, un calendrier bien défini et des dates limites pour cadrer le projet. Nous avions comme besoin la dématérialisation des fiches performances parce que là aussi nous utilisions Excel. Nous avons souhaité les intégrer dans l’outil ce que Altays Rémunération a permis de faire. Le manager complète cette fiche dans l’applicatif et attribue une note d’atteinte d’objectif. Ensuite, le calcul du montant de la prime se fait de façon automatique. Nous avons également la possibilité d’afficher des historiques de rémunération, des éléments de rémunération pour chaque manager afin qu’il puisse avoir un échange bien documenté avec le collaborateur. On trouve notamment des graphiques avec l’historique du salaire de base qu’on peut faire remonter aux cinq dernières années et un graphique qui propose la rémunération annuelle du collaborateur afin d’en mettre en évidence les différents éléments ainsi que son évolution dans le temps.
Nous avons également comme support donc le BSI et son évolution dans le temps. Un de nos impératifs était de ne pas avoir de re-saisie à effectuer, de pouvoir intégrer des données de notre logiciel de paie dans Altays Rémunération pour des raisons de simplicité et de fiabilité et une fois la campagne terminée de pouvoir extraire les données depuis Altays Rémunération pour pouvoir les intégrer dans nos logiciels de paie.
Nous souhaitions également que nos managers puissent avoir la gestion d’une enveloppe à travers un outil plutôt intuitif, facile à manipuler pour tous les managers : soit vous utilisez le curseur, soit vous mettez les montants dans les cases et vous savez tout de suite si vous dépassez, c’est vraiment hyper-intuitif en termes d’utilisation.
Nous voulions également que l’outil prenne en charge la dimension internationale de GSE puisque nous sommes implantés dans plusieurs pays dont certains n’utilisent pas l’euro : il fallait donc gérer le multidevises, au moins en deux langues (anglais / français). Par exemple, la devise roumaine est gérée, même si la devise de consolidation reste l’euro pour nous.
Quel était l’existant au sein du groupe GSE ?
[SD] Avant d’utiliser Altays Rémunération nous étions donc sur Excel et je dirais que c’est l’existant qui nous a poussés à la transformation. On se servait d’Excel et de notre intranet comme plate-forme d’échange de fichiers avec nos managers. Ce qui s’est passé, c’est que notre intranet est devenu obsolète donc nous n’avons pas eu d’autre choix que de passer à un logiciel dédié puisqu’il y avait des problèmes de sécurité. Avec Altays Rémunération, c’est ergonomique et il n’y a plus ce problème de niveau. Nous avons aussi profité de la mise en place d’Altays Rémunération pour déployer la double authentification. Un outil de rémunération, c’est bien mais ça pose aussi souvent des problèmes de sécurité. Avec ce système nous validons la connexion avec le téléphone.
Quels sont d’après vous les facteurs clés de succès et les écueils à éviter ?
[SD] Le facteur clé du succès du déploiement d’Altays Rémunération chez GSE a été l’adhésion de nos managers. Ils ont été au centre de nos préoccupations. Nous avions des impératifs de développement et d’automatisation de certaines tâches à notre niveau mais, ce que nous avons voulu aussi, c’est que nos managers aient en leur possession un outil qui soit plutôt facile d’utilisation et qui soit vraiment orienté « managers ». Dans nos discussions avec Altays, nous avons souvent évoqué l’ergonomie et ils ont été à notre écoute. Nous avons aussi pendant le projet consulté certains managers qui nous ont fait remonter leur ressenti et leurs attentes par rapport à l’utilisation. Une phase de consultation est indispensable. Après quand on passe d’Excel à Altays Rémunération, on part de loin…
Sinon nous avons fait le choix de formations individuelles auprès de nos managers plutôt que de formations collectives afin de nous adapter et de répondre au mieux à leurs questions. Nous avons pris le temps de leur montrer toutes les subtilités de l’outil, ce qu’on ne peut pas forcément faire avec des formations rapides.
Pour ce qui est des écueils à éviter, je pense qu’il ne faut pas sous-estimer l’ampleur du projet lui-même. Si ce sont des délais assez courts à l’échelle de la vie d’une entreprise, ils sont assez longs, assez intenses au niveau de l’équipe projets. Pour le passage sur Altays Rémunération, nous avions trois personnes dédiées au projet avec en support, un expert technique et une personne de l’informatique.
Tout en étant un produit digitalisé, Altays Rémunération a généré des échanges entre les managers et la direction et n’a pas du tout coupé l’aspect communication entre les managers. Le système a favorisé la collaboration
L’utilisation de la solution a-t-elle pu réduire la durée de vos campagnes ?
[SD] Nos campagnes ont toujours été limitées dans le temps. J’insisterai plus sur la sécurisation et le cadrage. Nous avons mis un calendrier en place et l’outil tel qu’il est fait bloque la campagne quand elle est terminée. Ce qui n’était pas le cas avec Excel. Clairement la campagne a été bien cadrée.
Quel recul sur cette première campagne ?
[SD] On a du recul sur cette première campagne puisqu’on a déployé en 2022, c’est encore très présent. Cette campagne s’est bien déroulée. Il est clair que ça nous a demandé beaucoup d’énergie au niveau de l’équipe RH parce que c’était un des premiers outils qu’on déployait auprès des managers. Le calendrier a été respecté et chaque membre du comité de direction a pu piloter son enveloppe.
Tout en étant un produit digitalisé Altays Rémunération a généré des échanges entre les managers et la direction et n’a pas du tout coupé l’aspect communication entre les managers. Le système a favorisé la collaboration.
Quel a été le calendrier de mise en place et les moments clés ?
[SD] Nous avons commencé à réfléchir à ce projet début d’année 2021 puis au cahier des charges en Avril. Nous avons contractualisé en septembre 2021. Ensuite les étapes se sont enchainées (ateliers, déploiement, etc.) pour un déploiement sans difficulté en janvier 2022.
Comme faits particuliers nous avons eu à mettre en place notre fiche de performance — en fait une vingtaine de fiches différentes, un dispositif propre à GSE — ce qui a été un challenge pour tout le monde. Nous avons eu des sujets un peu longs et complexes comme l’interfaçage avec la paie et les reprises de données. Pour ce qui est des données sorties d’Altays Rémunération et intégrées en paie l’essentiel est bien d’avoir un fichier qui puisse faire le pont entre les deux logiciels.
Peut-on gérer dans cet outil plusieurs sociétés avec des règles de rémunération différentes ?
[SD] Oui, mais ce sera dans la même campagne. C’est vous qui définissez les règles et il suffit de créer des catégories de collaborateurs par société. C’est de cette manière que nous avons géré nos collaborateurs à l’étranger. Ils sont dans l’application mais rattachés à des sociétés différentes.
D’autres particularités ?
[SD] Altays Rémunération propose un dispositif au fil de l’eau directement interfacé avec la paie que l’on a souhaité mettre en place car nos ingénieurs sont dans une catégorie « pénurique » et sont très « chassés ». Il faut pouvoir répondre à une éventuelle surenchère et faire en sorte qu’il ne soient pas tentés de nous quitter. Le manager va pouvoir avoir la réponse la plus rapide et la plus fluide car les éléments sont à jour et ne datent pas de la dernière campagne.
Au-delà de la digitalisation des révisions salariales, quels outils sont-ils venus compléter le dispositif ?
[SD] Nous avons adjoint le simulateur salarial. C’est un outil d’aide à la décision qui vient compléter le module de révision salariale. Nous l’utiliserons lors de notre prochaine campagne. Il permet graphiquement de positionner chaque collaborateur au sein d’un groupe défini et aussi au sein d’une même équipe ce qui permet de repérer d’éventuelles déséquilibres entre collaborateurs mais également entre hommes et femmes. Son paramétrage nécessite pas mal de travail de définition au départ mais nous considérons que ça va vraiment être un plus dans la prochaine campagne.
Avez-vous mené une enquête de satisfaction ?
[SD] Oui. Il en est ressorti que nos managers étaient plutôt satisfaits du résultat ce qui était très positif pour nous !
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