Pouvez-vous nous préciser quel est votre poste dans l’entreprise
[AG] Je suis dans l’entreprise depuis 4 ans et au moment de son départ Stéphane Gardin m’a proposé de l’accompagner sur le sujet de la BDESE en tant que juriste des affaires sociales, poste qui est le mien encore aujourd’hui. A son départ, j’ai repris le dossier sur l’aspect juridique et l’accompagnement des opérationnels. Je n’interviens pas du tout sur ce qui est aspect informatique, développement mais j’ai quand même constaté une évolution positive et encourageante de l’outil à la fois pour l’entreprise et aussi pour une question d’utilisation pour les RH. Au début ils avaient un peu de mal mais, au fur et à mesure des mises à jour, ils ont trouvé l’outil de plus en plus intuitif notamment au moment de la mise en place d’un onglet en particulier — l’onglet « séances » — qui est très bien perçu et simplifiant pour les opérationnels qui retrouvent l’intégralité des documents évoqués lors d’une séance CSE et qui facilite aussi l’envoi des convocations. Pouvoir centraliser ainsi les documents pour les séances, c’est quand même un plus.
Est-ce que les volumes d’utilisateurs et le nombre de CSE ont évolué ? on parlait de 140 sites, 3200 personnes concernées et 43% des personnes habilitées qui l’utilisaient; un chiffre porté à 60% en fait car certaines personnes n’avaient pas d’ordinateur et utilisaient des profils d’autres utilisateurs. Est-ce que vous avez des reportings statistiques d’usage qui confirment ces données ?
On doit plus se rapprocher aux alentours de 114 CSE. En tout cas, moi, ce que j’observe, c’est que les élus sont de plus en plus utilisateurs. Certains sites n’envoient même plus en parallèle par mail les documents qui vont être présentés en séance et passent uniquement par la BDESE. Ce qui n’était pas envisageable à l’époque. Aujourd’hui, l’utilisation est quasi systématique. Il y a toujours l’exception qui confirme la règle, mais la plupart des sites se sont approprié l’outil et l’utilisent de manière récurrente, systématique même et sont à l’aise avec son utilisation.
Certains sites n’envoient même plus en parallèle par mail les documents qui vont être présentés en séance et passent uniquement par la BDESE.
Le nombre d’utilisateurs et le nombre de documents déposés ont dû exploser. L’utilisation en tout cas est devenue quasiment systématique pour l’intégralité de nos sites et en retour les élus nous disent qu’ils disposent d’un outil qui fonctionne bien. Ils sont très demandeurs, très attentifs à ce que justement toutes les données soient bien intégrées. Ils apprécient notamment le fait d’être alertés quand il y a un document qui est déposé, ce genre de détail qui facilite le rôle d’un élu. La BDESE permet de ne plus avoir cette explosion de documents à trouver un peu partout. Ce qui est intéressant aussi c’est la gestion des documents annexes, le fait de pouvoir créer des dossiers où on peut mettre tous nos accords d’entreprise, nos différents PV des instances nationales; on peut centraliser les infos, mettre à disposition l’intégralité des documents dont ils ont besoin dans le cadre de leur mandat au-delà de l’aspect purement réglementaire et législatif de la BDESE.
C’était un point qui avait été souligné à l’époque, il y a 4 ans, c’est à dire que Altays BDESE pouvait fonctionner aussi comme un serveur sécurisé et catalogué de documents au-delà des rubriques légales.
Oui et c’est donc beaucoup utilisé par les responsables RH qui ont ce réflexe maintenant, avant même d’aller sur le drive de l’entreprise — où tous les accords sont aussi présents — puisqu’ils ont l’habitude de travailler sur la BDESE avec les élus qui vont directement dans la bibliothèque permanente pour retrouver à la fois les accords d’entreprise mais également les PV des CSE. C’est pratique pour les élus comme pour nos opérationnels.
À l’époque de la première interview, On parlait d’un objectif « zéro papier », et là ce qui est ce qui est intéressant c’est qu’on va même désormais vers le « zéro mail » …
En effet, la BDESE est bien devenue l’outil incontournable du dialogue social. Les élus l’ont bien compris : ils nous challengent pour que la mise à jour soit bien effective. Quelquefois on a des petits problèmes d’accès car il y a un lien qui est fait avec HR Access pour ouvrir les droits d’accès, et potentiellement certains mandats n’y sont pas mis à jour; les élus s’en rendent compte en tentant d’accéder et nous le signalent ce qui démontre bien qu’il y a une vraie volonté des élus de favoriser l’outil BDESE.
Ce qui est appréciable aussi c’est l’ensemble des possibilités de connexions avec d’autres outils pour automatiser des flux de données; inutile de s’en préoccuper, certains indicateurs sont alimentés de manière automatique et c’est un gain de temps énorme pour les RRH !
Quelles sont les relations avec Altays ?
Si on a des problématiques que l’on ne ne peut pas régler à notre niveau, on ouvre un ticket et ensuite les choses s’enchaînent — un fonctionnement plutôt appréciable.
La force de l’outil c’est que certes il y a des développements qui sont faits au niveau Altays, mais nous de notre côté on peut quand même modifier un peu l’outil selon aussi notre besoin. Le potentiel de paramétrage à notre main est intéressant et cette flexibilité est un vrai plus. Trois ans désormais que je suis sur le sujet et même si les montées de version de l’application peuvent surprendre certaines fois, elles ont toujours amélioré le fonctionnement !
