Eaux de Marseille utilise le module logiciel Altays Entretiens.
Christine LESCOT, Responsable Développement RH a gentiment accepté de répondre à nos questions.
Quelle est l’activité d’Eaux de Marseille et quelle est votre activité plus particulièrement ?
CL : Je travaille à la société des Eaux de Marseille et plus précisément à la DRH de l’unité Economique et Sociale de la Société des Eaux de Marseille qui comprend cinq sociétés et à peu près 700 salariés en CDI.
Notre activité principale consiste à gérer le Service Public de l’eau potable ou de l’assainissement pour le compte des collectivités et nous avons également des prestations qui tournent autour du traitement de l’eau dans des contrats privés. Nous gérons – par exemple – des stations d’épuration industrielles ou des installations types piscines municipales.
Des activités qui se situent donc toujours autour du domaine de l’eau, soit à travers de la délégation de service public, soit à travers des contrats privés.
Quelles étaient les problématiques qui ont décidé Eaux de Marseille à s’équiper d’un outil logiciel pour gérer les entretiens ?
CL : Chaque entreprise doit mener les entretiens professionnels. Chez Eaux de Marseille, nous organisons également des entretiens annuels.
Avant Altays Entretiens, nous utilisions des formats papier avec des trames existantes et tous les inconvénients inhérents, c’est-à-dire des papiers qui se perdent quelque fois entre les services, la nécessité de faire des photocopies – ce qui n’était pas idéal d’un point de vue environnemental.
L’exploitation des données était également problématique ; Il fallait analyser les documents et ressaisir en informatique, ce qui représentait une charge de travail importante sans véritable valeur ajoutée. Le nombre de retours, le taux de réalisation des campagnes mais aussi le contenu et son analyse n’étaient pas satisfaisants.
Par ailleurs, Eaux de Marseille s’est engagée dans un projet d’entreprise dont la partie digitalisation est essentielle : il y avait donc un double enjeu.
« Altays depuis le départ a été très réactif, très disponible et à l’écoute de nos demandes. La qualité de la relation commerciale et le bon rapport qualité/prix de la solution ont fait partie des critères de choix »
La complexité structurelle du Groupe est-elle également une problématique ?
CL : Nous gérons cinq sociétés différentes avec des services et des directions de département dans chaque société donc effectivement, la complexité de notre organisation a été un élément qui a orienté notre choix de logiciel. Nous n’avions pas rédigé de cahier des charges mais simplement défini une liste de critères et justement, la partie adaptabilité à l’organisation en faisait partie tout comme l’ergonomie de l’outil ou la facilité d’utilisation.
Nous avons sollicité une douzaine de prestataires au total dans le cadre de cette recherche au niveau national et avons fait une pondération de critères et une analyse comparative chiffrée pour finir par choisir Altays. Nous avons eu une présentation de l’outil, une démonstration et la possibilité aussi d’accéder à l’outil pour tester pendant 15 jour ou un mois. Altays depuis le départ a été très réactif, très disponible et à l’écoute de nos demandes. La qualité de la relation commerciale et le bon rapport qualité/prix de la solution ont fait partie des critères de choix du logiciel Altays.
Est-ce que les possibilités d’articulation avec d’autres modules avaient d’emblée été envisagées ?
CL : Nous voulions que les passerelles avec notre SIRH soient faciles. Actuellement, nous fonctionnons avec des imports manuels. Nous avons hésité à créer une interface en temps réel mais comme nos campagnes sont quand même limitées dans le temps, je réalise un import de la base salariés une fois par an, cela nous suffit et cette action est très facile à réaliser. Nous pensons par ailleurs à un module « Compétences ».
Comment s’est passé le déploiement ?
CL : De manière un peu particulière puisque le paramétrage de l’outil s’est fait pendant le premier confinement ! Comme l’activité normale était un peu ralentie, le contexte a permis finalement des conditions favorables pour le lancement du projet.
C’est un outil qui franchement est très facile à prendre en main – sous réserve bien sûr de connaître quelques particularités – vraiment ergonomique, largement plus simple que d’autres, ce qui a permis de démarrer dans de bonnes conditions dès la première campagne qui a très bien fonctionné.
Je vous parlais de taux de retour ; il faut savoir que nous avions auparavant plutôt un taux aux alentours des 60, 70 voire 80 % au meilleur, et l’année dernière, nous avons fait 95 % de réalisation ! Un taux de retour nettement meilleur donc mais aussi plus d’efficacité du point de vue de l’analyse des données qui sont exportées.
L’équipe projet nous a beaucoup soutenu pendant la période de paramétrage, elle a d’ailleurs réalisé la première trame.
Avez-vous déjà des retours d’expérience de la part des utilisateurs ?
CL : Nous avons obtenu de très bons retours utilisateurs, ils sont tous convaincus et tout le monde me rapporte que c’est un outil facile.
Il y a plusieurs fonctionnalités qui nous sont très utiles ; Par exemple, il est possible de mettre des liens hypertextes dans les commentaires des questions, ce que j’ai beaucoup utilisé pour renvoyer à des documents utiles et permettre ainsi au manager de bien reconstituer l’information. Également, il est très pratique de pouvoir consulter le précédent entretien et travailler en même temps sur l’entretien en cours.
Je pense aussi aux fonctionnalités qui permettent de faire des petits rappels de temps en temps via l’outil. La reprise des objectifs a aussi bien facilité la prise en main par les utilisateurs.
J’ai accompagné la première campagne par des réunions en visioconférence, mais finalement de manière assez light. Bien sûr, il y a quand même un accompagnement mis en place pour chaque campagne, il est nécessaire de répondre aux questions mais le volume reste faible.
Je pense qu’il est tout à fait possible d’utiliser l’outil sans vraiment être formé en tant qu’utilisateur parce qu’il est quand même très intuitif, et à mon sens c’est un des plus grands avantages du module Altays Entretiens.
Avez-vous déjà utilisé le support client avec le principe des tickets d’intervention ?
CL : Il m’est arrivé de solliciter le support client sur des problèmes mineurs, notamment concernant des utilisateurs qui bloquent leur compte. Sur 700 personnes, j’ai dû les solliciter 4 ou 5 fois, ce qui ne représente pas un gros volume de sollicitations.
Evidemment, nous aurions des souhaits de petites améliorations et je me suis justement inscrite au Club Utilisateurs pour échanger sur ces sujets avec les équipes d’Altays ainsi qu’avec d’autres utilisateurs !
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