A minima la base de données est en permanence accessible aux membres de la délégation du personnel du CSE (titulaires ou suppléants) ainsi qu'aux membres de la délégation du personnel du CSE central d'entreprise et aux délégués syndicaux [7]. Elle est aussi accessible aux agents de contrôle de l’inspection du travail car l’article L.2312-18 du code du travail dispose que lorsque le code du travail prévoit également la transmission à l'autorité administrative des rapports et informations contenu dans la base, les éléments d'information qu'ils contiennent sont mis à la disposition de l'autorité administrative à partir de la base de données et la mise à disposition actualisée vaut transmission à cette autorité.

En l’absence d’accord collectif, la base de données est tenue sur un support informatique pour les entreprises d’au moins 300 salariés, et sur un support informatique ou papier pour les entreprises de moins de 300 salariés.
Dans tous les cas, l’employeur informe ces personnes de l’actualisation de la base de données selon des modalités qu’il détermine et fixe les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base.
Le choix du support de la BDESE est important dans le processus de mise en place et la question se pose particulièrement pour les entreprises de plus de 300 salariés qui sont dans l’obligation de s’équiper d’une BDESE numérique. Les différentes solutions vont être passées en revue afin d’en évaluer la pertinence. Voici les contraintes à prendre en compte :

Coûts
Coût de mise en place
Coûts cachés : mise à jour des données et modifications légales

Mise à disposition des données
Présentation claire et facilement utilisable
Mise à jour régulière aisée
Mise en perspectives dans le temps

Accès
Administration des droits
Sécurité des accès
Gestion multisite / groupe
Traçabilité des accès
Sécurité des données
Pérennité de l’outil
Respect de la loi

Oui et… non. En effet, si les membres de la délégation du personnel du CSE et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans la base de données, ce n’est que concernant les informations revêtant un caractère confidentiel et, qui plus est, présentées comme telles par l'employeur [12]. En outre, la jurisprudence définit strictement ce qu'est une information confidentielle [13] : si une information ne peut être considérée comme confidentielle si elle est déjà largement connue du public ou des salariés de l'entreprise, elle ne peut pas l’être non plus si sa divulgation n’est pas de nature à nuire à l'intérêt de l'entreprise. Il est donc important de bien distinguer en amont les informations ...

Le comité social et économique (CSE) est l'instance de représentation du personnel dans l'entreprise. Le CSE doit être mis en place dans les entreprises de plus de 11 salariés. Les membres du CSE sont élus par les salariés de l'entreprise pour une durée maximale de 4 ans. Ses compétences, sa composition et son fonctionnement varient selon la taille de l'entreprise.

La déclaration sociale nominative (DSN) est une déclaration regroupant la plupart des déclarations sociales et d’évènements de l’entreprise. Depuis le 1er janvier 2019, la DSN est  considérée comme le seul canal de transmission des données par défaut pour tous les employeurs du secteur privé pour déclarer et payer leurs cotisations aux organismes sociaux. Elle permet de simplifier, sécuriser et fiabiliser les déclarations des employeurs.

L’objectif d’un bilan social est d’identifier l’état des ressources humaines et la situation sociale globale d’une entreprise sur une période définie de 3 ans. Le bilan social est obligatoire pour les entreprises qui ont un effectif de 300 salariés et plus. Pour cette catégorie d’entreprise, il doit être établi chaque année. Il ne faut pas le confondre avec le BSI (Bilan social Individuel), un document personnalisé édité pour chaque salarié de l’entreprise.