A minima la base de données est en permanence accessible aux membres de la délégation du personnel du CSE (titulaires ou suppléants) ainsi qu'aux membres de la délégation du personnel du CSE central d'entreprise et aux délégués syndicaux [7]. Elle est aussi accessible aux agents de contrôle de l’inspection du travail car l’article L.2312-18 du code du travail dispose que lorsque le code du travail prévoit également la transmission à l'autorité administrative des rapports et informations contenu dans la base, les éléments d'information qu'ils contiennent sont mis à la disposition de l'autorité administrative à partir de la base de données et la mise à disposition actualisée vaut transmission à cette autorité.

En l’absence d’accord collectif, la base de données est tenue sur un support informatique pour les entreprises d’au moins 300 salariés, et sur un support informatique ou papier pour les entreprises de moins de 300 salariés.
Dans tous les cas, l’employeur informe ces personnes de l’actualisation de la base de données selon des modalités qu’il détermine et fixe les modalités d’accès, de consultation et d’utilisation de la base.
Le choix du support de la BDESE est important dans le processus de mise en place et la question se pose particulièrement pour les entreprises de plus de 300 salariés qui sont dans l’obligation de s’équiper d’une BDESE numérique. Les différentes solutions vont être passées en revue afin d’en évaluer la pertinence. Voici les contraintes à prendre en compte :

Coûts
Coût de mise en place
Coûts cachés : mise à jour des données et modifications légales

Mise à disposition des données
Présentation claire et facilement utilisable
Mise à jour régulière aisée
Mise en perspectives dans le temps

Accès
Administration des droits
Sécurité des accès
Gestion multisite / groupe
Traçabilité des accès
Sécurité des données
Pérennité de l’outil
Respect de la loi

Oui et… non.
En effet, si les membres de la délégation du personnel du CSE et les délégués syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l’égard des informations contenues dans la base de données, ce n’est que concernant les informations revêtant un caractère confidentiel et, qui plus est, présentées comme telles par l’employeur [12].
En outre, la jurisprudence définit strictement ce qu’est une information confidentielle [13] : si une information ne peut être considérée comme confidentielle si elle est déjà largement connue du public ou des salariés de l’entreprise, elle ne peut pas l’être non plus si sa divulgation n’est pas de nature à nuire à l’intérêt de l’entreprise.
Il est donc important de bien distinguer en amont les informations confidentielles, au fondement d’éléments objectifs, des informations non protégées et de les signaler sur la BDESE car au final, ce n’est pas la BDESE elle-même qui bénéficie de la confidentialité, mais certaines des informations qu’elle contient. Ainsi, quand l’employeur estime que les informations qu’il doit donner sont sensibles et doivent rester confidentielles, il doit l’indiquer, en préciser les raisons et définir la durée souhaitable de ce caractère confidentiel, que les intéressés sont tenus de respecter.
Toutefois, d’un point de vue général et pour plus de sécurité, les droits d’accès à la base de données fournie par l’employeur aux représentants du personnel concernés sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à un tiers.

Le comité social et économique (CSE) est l'instance de représentation du personnel dans l'entreprise. Le CSE doit être mis en place dans les entreprises de plus de 11 salariés. Les membres du CSE sont élus par les salariés de l'entreprise pour une durée maximale de 4 ans. Ses compétences, sa composition et son fonctionnement varient selon la taille de l'entreprise.

La déclaration sociale nominative (DSN) est une déclaration regroupant la plupart des déclarations sociales et d’évènements de l’entreprise. Depuis le 1er janvier 2019, la DSN est  considérée comme le seul canal de transmission des données par défaut pour tous les employeurs du secteur privé pour déclarer et payer leurs cotisations aux organismes sociaux. Elle permet de simplifier, sécuriser et fiabiliser les déclarations des employeurs.

La BDESE ou « Base de Données Économiques Sociales et Environnementales » doit être mise à jour de façon continue afin que les représentants du personnel puissent la consulter. Dans la pratique, la présentation de la BDESE n’intervient que de façon périodique dans une entreprise. Une mise à jour régulière facilite grandement la tâche, c’est la raison pour laquelle il est d’autant plus pertinent de s’équiper d’un outil adapté. La BDESE étant obligatoire à partir d’un effectif de 50 salariés, une mise à jour entièrement manuelle représente un risque de perte de temps et d’usure auprès des collaborateurs chargés de ce travail. Parmi les échéances obligatoires à respecter : 

À noter que l’ensemble des obligations liées à la BDESE sont formalisées par le Code du Travail. Au-delà d’une contrainte administrative, il s’agit d’un outil quotidien qui permet aux employeurs de piloter l’entreprise, le recrutement et d’évaluer si les objectifs fixés sont atteints. Ainsi, une entreprise qui souhaite atteindre une parité 50/50 sur ses effectifs hommes-femmes dans les équipes dirigeantes dispose de données concrètes pour mesurer les résultats de ses efforts. C’est aussi la raison pour laquelle le contenu de la BDESE est réglementé. Les outils de gestion de type SIRH facilitent également la consultation des informations grâce à des tableaux de bord faciles d’accès. 

Autrefois appelée « BDES », elle a été instaurée en 2013 suite à la transformation du CE (« Comité d’Entreprise ») en CSE (« Comité Social Économique »). Le 25 août 2021, la BDES évolue pour devenir la BDESE. Elle peut être consultée par les membres du CSE ainsi que par les délégués. Faciliter la mise à jour de la BDESE, c’est aussi en simplifier les consultations afin de l’exploiter pleinement.

L’objectif d’un bilan social est d’identifier l’état des ressources humaines et la situation sociale globale d’une entreprise sur une période définie de 3 ans. Le bilan social est obligatoire pour les entreprises qui ont un effectif de 300 salariés et plus. Pour cette catégorie d’entreprise, il doit être établi chaque année. Il ne faut pas le confondre avec le BSI (Bilan social Individuel), un document personnalisé édité pour chaque salarié de l’entreprise.

Une obligation légale et un contenu réglementé pour certaines entreprises

Ce document professionnel, dont le contenu est réglementé et fixé par l’article L 2323-70 du Code du travail, réunit l’ensemble des données chiffrées et des indicateurs relatifs à :

• l’emploi (recrutement, départ, etc.),
• les effectifs des salariés et travailleurs extérieurs,
• la rémunération et les charges accessoires,
• les conditions de travail,
• les conditions d’hygiène et sécurité,
• les accidents de travail et de trajet,
• les relations personnelles,
• la formation professionnelle,
• etc.

Toutes les informations du bilan social d’une entreprise sont listées dans l’Arrêté du 8 décembre 1977 fixant la liste des indicateurs figurant dans le bilan social d’entreprise et dans le bilan social d’établissement des secteurs du commerce et des services.

Utilisez le logiciel de gestion Altays BDESE pour éditer un bilan social de la situation de votre entreprise conforme à la réglementation.

Un outil de diagnostic au service de la stratégie des entreprises

Parce qu’il offre un aperçu complet de tous les indicateurs sociaux, le bilan social permet à l’entreprise d’évaluer ses pratiques de gestion des ressources humaines. C’est donc un outil d’analyse et de mesure grâce auquel les dirigeants peuvent comparer l’état social de leur entreprise avec les exercices précédents. Grâce à ce document, les entreprises identifient plus facilement leurs forces et faiblesses, ou encore les opportunités possibles. Le bilan social est en cela indispensable au pilotage d’une entreprise, et à la prise de décision stratégique sur des questions sociales, budgétaires et financières.

Un support de communication et de valorisation

Le bilan social rend compte de la performance sociale ainsi que des pratiques en matière de gestion des ressources humaines d’une entreprise. Il est vecteur de transparence et témoin de la responsabilité de la société envers ses salariés et ses investisseurs, ou partenaires externes.